Incluso cuando se filma en espacio privado la actividad de un rodaje puede ser tal que impacte a los residentes y comerciantes del sector. Particularmente en locaciones urbanas, factores como la congestión vehicular, el ruido y los horarios de trabajo pueden generar inconformidades en la comunidad y obstrucciones en la producción.
Para mitigar estos impactos, la clave es apegarse a un buen mecanismo de socialización de su rodaje, en el que las necesidades de la comunidad puedan ser explícitamente manifestadas a la producción con anterioridad y tenidas en cuenta a la hora de rodar.
Ante todo, es importante comprender que la socialización de un rodaje no se limita a la distribución de cartas o comunicados, sino que involucra el flujo constante y transparente de información entre su producción y las comunidades que impacta.
La Comisión Fílmica de Bogotá del Instituto Distrital de las Artes - Idartes tiene como uno de sus objetivos orientar y facilitar las filmaciones en el espacio público a través del Permiso Unificado para Filmaciones Audiovisuales - PUFA, es en virtud de esto que nos permitimos compartir estos consejos para mejorar el proceso de socialización de su rodaje.
- Realice la socialización con tiempo de antelación
- Tenga en cuenta los sitios generadores de tránsito
- Registre toda la información recopilada en la socialización
- Tenga en cuenta estos casos especiales
Realice la socialización con tiempo de antelación
En lo posible apenas se confirmen las locaciones de rodaje se debe empezar con la entrega de cartas informativas, teniendo en cuenta que se puede hacer una única socialización por hasta 15 días continuos si se usará la misma locación y el mismo esquema logístico.
En este documento se deben especificar las locaciones y horarios de filmación, cualquier dato relevante de la filmación (incluyendo el uso de pirotécnia y efectos especiales) y los compromisos que adquiere la productora con la comunidad.
Todas las cartas informativas que se entreguen a vecinos del sector deben incluir los datos de contacto del responsable de relaciones con la comunidad, del productor de campo, productor de locaciones, o quien sea que se haga responsable de los permisos.
Tenga en cuenta los sitios generadores de tránsito
El proceso de socialización debe ser particularmente diligente cuándo la producción interfiera con la operación de: universidades, colegios, jardines infantiles, bibliotecas, museos, equipamientos institucionales, hospitales, centros de salud, centros comerciales, estaciones de servicio, parques, plazas, centros deportivos, iglesias, estaciones de transporte público y otros bienes de interés cultural.
Estos son sitios generadores de tránsito porque reciben un alto tráfico de personas y vehículos. Algunos de estos tienen horarios a lo largo del día, como pueden ser los colegios, universidades y centros comerciales. Otros como los hospitales y las estaciones de transporte público mantienen un nivel de tráfico relativamente elevado durante todo el día.
Coordine con su equipo para socializar el proyecto con los sitios impactados, manténgase informado acerca de las horas de operación y válgase de las horas de menos tránsito para adelantar las labores más obstructivas, como la carga y descarga.
Registre toda la información recopilada en la socialización
Todas las visitas, cartas y encuentros de socialización deben quedar apropiadamente registradas. Para esto, utilice una planilla clara y legible en dónde pueda registrar cada residencia o negocio con el que se ha adelantado el proceso.
Incluya los nombres, teléfonos y correos de las personas que contactó, así como las observaciones y reparos que puedan tener con su rodaje. Este será el insumo del que se valdrá para ajustar su rodaje a las necesidades de la comunidad, así como para contactarlos en caso de querer colaborar con ellos más adelante.
Tenga en cuenta estos casos especiales
- Cuándo un rodaje obligue a realizar el traslado temporal de un paradero de SITP, además de señalizar, él encargado de relaciones con la comunidad deberá informar todos los detalles del cambio en su socialización.
- En el caso de que la grabación se realice en un espacio público sin residentes cercanos las fotos del lugar deben adjuntarse al formato de socialización, esto para explicar por qué se dejó por fuera del proceso de socialización.
- Si su locación de rodaje se encuentra cerca a una obra en construcción recuerdeque la Secretaría Distrital de Movilidad - SDM exige un formato de acta de coordinación con obras. El productor encargado de la solicitud PUFA y el ingeniero a cargo de la obra deben socializar sus planes de trabajo para que sus actividades no interfieran.
- Si su filmación se realizará en un parque o un escenario especial en el cual no se afectará a la comunidad es necesario que adjunte una carta en la cual explique por qué no se realizó el proceso.
- Cuándo el rodaje ocurra cerca a una entidad gubernamental, esta también debe recibir especial atención en el proceso de socialización. Se deberá realizar por medio de una carta radicada en cada una de las entidades y se debe adjuntar a la solicitud del permiso.